Phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể Asia Enterprise
Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực tích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Nó cho phép doanh nghiệp cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên
Hệ thống bao gồm nhiều phân hệ, từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng chúng có thể kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn
Asia Enterprise được xây dựng và phát triển bằng các công cụ hiện đại nhất, lập trình trên ngôn ngữ .NET, cơ sở dữ liệu SQL Server cho phép cập nhật và khai thác dữ liệu qua mạng Internet. Hỗ trợ Unicode, cho phép nhập nhiều ngôn ngữ trên cùng một dòng dữ liệu.
(Mô hình quản lý và liên kết dữ liệu giữa các phòng ban)
(Mô hình chạy online cho nhiều điểm, nhiều chi nhánh)
(Mô hình kiểm tra và xem báo cáo khi đi ra bên ngoài)
1. HỆ THỐNG
Phân hệ thống quản lý, liên kết và giám sát mọi hoạt động của các phần hành trong Asia Enterprise. Nó đảm bảo việc đăng nhập của người dùng, hoạt động của mỗi chức năng đều được kiểm soát và lưu lại.
Chức năng chính
Quản lý và phân quyền người sử dụng, có thể phân quyền truy cập các chức năng, quyền tác động lên danh mục và chứng từ (quyền nhập/sửa/xoá)
Khai báo thêm, bớt các đơn vị cơ sở hạch toán độc lập, phụ thuộc hoặc tổng hợp toàn ngành theo mô hình Tổng Công ty.
Khai báo thêm, bớt các bộ phận hạch toán trong đơn vị cơ sở(Công ty, chi nhánh)
Khai báo các tham số tuỳ chọn để phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp.
Kiểm tra tính đồng bộ và tính đúng đắn của số liệu.
Lưu trữ số liệu định kỳ.
Khoá hoặc mở dữ liệu tháng (không cho phép sửa đổi / cho phép sửa đổi số liệu).
Chọn năm làm việc (làm việc với số liệu của năm nào)
Chọn đơn vị cơ sở làm việc (làm việc với số liệu của đơn vị, bộ phận nào)
Hướng dẫn sử dụng chương trình.
2. KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Phân hệ kế toán tổng hợp là nền tảng của hệ thống kế toán, được thiết kế mềm dẻo để đáp ứng đáp ứng yêu cầu của các công ty có quy mô và mô hình khác nhau. Nó cung cấp nhiều chức năng phục vụ cho việc hoạch định kế hoạch và các quy trình xử lý cần thiết. Phân hệ kế toán tổng hợp liên kết với tất cả các phân hệ của hệ thống, nơi cung cấp đầy đủ và chính xác các dữ liệu tài chính.
Các chức năng chính
Cập nhật các chứng từ kế toán tổng quát, phân bổ, kết chuyển tự động.
Tạo và quản lý danh mục tài khoản, độ dài số hiệu các tài khoản cho phép 20 ký tự.
Trang thái của tài khoản Sử dụng/Không sử dụng, cho phép quản lý và in lại số liệu của các tài khoản không còn sử dụng.
Quản lý và phân chia các kỳ kế toán, thực hiện các công việc khoá sổ cuối kỳ.
Khai báo quy trình và thực hiện việc chuyển số liệu từ các phân hệ vào số cái.
Từ sổ nhật ký và số cái có thể truy ngược lại các chứng từ gốc
Thực hiện khoá số liệu, không cho phép người dùng thay đổi khi số liệu đã được chuyển lên sổ cái
Khai báo định mức/kế hoạch ngân sách cho từng tài khoản và các đối tượng. Tự động tạo số kế hoạch theo số thực tế của kỳ kế toán do người dùng lựa chọn.
Cho phép chuyển/huỷ chuyển các bút toán từ các phân hệ khác vào sổ cái.
3. TIỀN MẶT - NGÂN HÀNG
Phân hệ kế toán Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng dùng thực hiện và quản lý các hoạt động thu, chi, thanh toán, chuyển khoản,... liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc tiền vay bằng đồng nội tệ hoặc ngoại tệ để đưa ra các báo cáo về quỹ tiền mặt, tiền gửi và tiền vay.
Chức năng chính
Phân hệ này dùng để cập nhật chứng từ thu, chi theo khách hàng, hợp đồng hóa đơn mua bán và theo các khoản mục chi phí từ quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
Cho phép in từ chương trình các mẫu Phiếu thu, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi theo mẫu đặc thù và người dùng có thể chỉnh sửa lại. Hệ thống có sẵn nhiều mẫu Ủy nhiệm chi theo quy định của các ngân hàng.
Hệ thống cho phép thu, chi tiền cho nhiều đối tượng khách hàng, nhà cung cấp trên cùng một chứng từ thu hoặc chi.
Chương trình cho phép theo dõi tạm ứng và thực hiện thanh toán theo từng khoản tạm ứng.
Cập nhật, theo dõi và quản lý các khế ước vay tiền ngân hàng, khoản vay của các cá nhân, đơn vị. Hệ thống tính lãi theo từng khoản khế ước và khoản vay.
4. BÁN HÀNG
Phân hệ quản lý bán hàng quản lý toàn bộ hoạt động của quy trình bán hàng, từ khâu tiếp nhận đơn hàng, xử lý, chấp nhận, thu tiền, chuyển hàng đến khi xuất hoá đơn. Người dùng có thể định nghĩa và quyết định lại các bước quy trình cho phù với doanh nghiệp của mình.
Các chức năng chính
Cập nhật Đơn hàng, Phiếu giao hàng, Hoá đơn, Hàng bán bị trả lại
Quản lý các khách hàng, các địa chỉ giao hàng của khách hàng
Theo dõi các nhà vận tải, các phương tiện vận tải khi giao hàng
Theo dõi cung đường vận tải, khoảng cách và đơn giá vận tải
Theo dõi và tính chiết khấu theo nhiều phương án, cho phép khai báo đến 15 mức chiết khấu trên một mặt hàng
Theo dõi hàng khuyến mại và hàng trả chiết khấu
Theo dõi bán hàng theo bộ phận và nhân viên bán hàng
Theo dõi việc thực hiện đơn hàng/xuất hàng/hoá đơn theo hợp đồng
Theo dõi các khoản chi phí phát sinh như chi phí bốc xếp, chi phí đóng gói…
Theo dõi theo thời hạn thanh toán của từng hoá đơn, tự động tính lãi quá hạn, tính chiết khấu tài chính cho việc thanh toán sớm
5. MUA HÀNG
Phân hệ quản lý mua hàng quản lý toàn bộ hoạt động của quy trình mua hàng, từ khâu lập yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, chọn nhà cung cấp, nhập hàng và thanh toán
Các chức năng chính
Cập nhật yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, nhập hàng, trả lại hàng
Quản lý các nhà cung cấp
Tự động tạo yêu cầu mua hàng từ số lượng tồn kho thực tế và tồn kho định mức
Tự động cập nhật số tiền thanh toán, số lượng hàng đã giao cho từng đơn hàng
Có thể liên kế từ 1 đơn hàng đến nhiều phiếu nhập và một phiếu nhập cho nhiều đơn hàng
6. HÀNG TỒN KHO
Quản lý chi tiết các mặt hàng trong kho, quản lý chi tiết các thông tin như kích cỡ, yêu cầu kỹ thuật và vị trí hàng trong kho. Cập nhật và lưu vết các quá trình nhập kho, xuất kho, chuyển kho, chuyển vị trí trong kho, điều chỉnh và kiểm kê kho. Đánh giá giá trị hàng tồn kho theo nhiều phương pháp khác nhau . Cung cấp các báo cáo nhập, xuất, tồn phục vụ cho việc quản lý kho.
Các chức năng chính
Cập nhật các chứng từ nhập kho, xuất kho, chuyển kho, chuyển vị trí, điều chỉnh và đánh giá.
Tạo bảng và cập nhật số liệu kiểm kê.
Quản lý các mặt hàng theo dõi và không theo dõi tồn kho.
Khai báo danh mục kho hàng, nhóm hàng, mặt hàng…
Quản lý đơn vị tính mua, đơn vị tính bán, đơn vị tính tồn kho và các đơn vị tính tự do khác, không giới hạn số đơn vị tính.
Theo dõi hàng theo mã vạch (barcode)
Theo tồn kho theo kho, theo vị trí, theo lô.
Tính giá hàng tồn kho theo các phương pháp Trung bình tháng, trung bình di động, đích danh, nhập trước xuất trước.
Từ báo cáo có thể tra ngược về các giao dịch, kể cả các giao dịch được chuyển từ các phân hệ bán hàng hay mua hàng.
7. CÔNG NỢ PHẢI THU
Phân hệ quản lý công nợ phải thu quản lý các thông tin về khách hàng, các giao dịch mua bán với khách hàng, số phát sinh và số dư của khách hàng. Cho phép gán các phiếu thu với các hoá đơn, liên kết số liệu với phân hệ bán hàng, tiền mặt-tiền gửi.
Các chức năng chính
Tạo và quản lý các khách hàng, không giới hạn các điểm giao hàng với mỗi khách hàng.
Tạo mới, sửa khách hàng ngay khi cập nhật chứng từ.
Cập nhật hoá đơn bán hàng, các hoá đơn bán hàng dịch vụ.
Theo dõi phải thu chi tiết theo từng khách hàng.
Theo dõi phải thu theo hoá đơn, hạn thanh toán của từng hoá đơn.
Từ các giao dịch trên sổ cái có thể truy ngược về các giao dịch phải thu và bán hàng.
8. CÔNG NỢ PHẢI TRẢ
Phân hệ này quản lý đầy đủ thông tin các nhà cung cấp, cập nhật hoá đơn nhà cung cấp, phiếu thanh toán, điều chỉnh công nợ … Với công cụ do phân hệ này cung cấp bạn có thể quyết định viêc ưu tiên các khoản phải thanh toán, lựa chọn các phương thức, giảm các rủi ro công nợ với nhà cung cấp, theo dõi các đơn hàng, hợp đồng và quá trình thực hiện chúng
Các chức năng chính
Tạo và quản lý danh sách nhà cung cấp, tổ chức sắp xếp và tìm kiếm các nhà cung cấp thuận tiện và dễ dàng.
Cập nhật hoá đơn nhà cung cấp tổng hợp/chi tiết, các khoản thanh toán, điều chỉnh và bù trừ công nợ.
Cho phép một hoá đơn gắn với nhiều phiếu chi và một phiếu chi cho nhiều hoá đơn.
Quản lý hạn thanh toán, quá trình thanh toán của các hoá đơn.
Cảnh báo các khoản thanh ưu tiên thanh toán, các khoản nợ đến hạn…
Từ sổ cái, sổ công nợ có thể truy ngược lại các giao dịch gốc liên quan như hoá đơn, phiếu chi trả tiền
9. TÀI SẢN CỐ ĐỊNH & CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Phân hệ này được thiết kế để quản lý tài sản cố định/công cụ dụng cụ, tính khấu hao, quy trình bảo quản luân chuyển tài sản, thay đổi nguyên giá, tăng giảm tài sản, các công cụ đi kèm tài sản…
Phân hệ tài sản cố định hoạt động khá độc lập với hệ thống, các dữ liệu dùng chung chỉ liên quan đến kế toán tổng hợp, đó là khai báo các tài khoản sổ cái và chuyển dữ liệu khấu hao hàng tháng vào sổ cái.
Tài sản
Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng...
Theo dõi tăng giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định.
Theo dõi quá trình thay đổi nguyên giá và điều chuyển bộ phận sử dụng, công trình, phí hay thay đổi bản chất tài khoản tài sản, tài khoản khấu hao, tài khoản chi phí.
Tính khấu hao, lên bảng phân bổ khấu hao và tạo các bút toán phân bổ khấu hao sang sổ cái.
Công cụ
Cập nhật phiếu xuất công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần.
Tự động tính và phân bổ giá trị vào chi phí.
Theo dõi số kỳ phân bổ, thời gian sử dụng.
Theo dõi theo bộ phận sử dụng, báo hỏng công cụ dụng cụ.
10. GIÁ THÀNH
Phân hệ này được thiết kế để thực hiện tập hợp chi phí theo đối tượng, phân bổ chi phí chung, đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ và tính ra thẻ giá thành sản phẩm. Quản lý các khoản chi phí trả trước phân bổ dần vào chi phí sản xuất. Phân hệ chủ yếu lấy dữ liệu phát sinh từ các nghiệp vụ ở phân hệ khác như phiếu chi, phiếu thanh toán, phiếu xuất vật tư, phiếu nhập kho thành phẩm.
Chức năng chính
Khai báo, theo dõi về quy trình sản xuất, định mức tiêu hao vật tư cho từng sản phẩm.
Quản lý và khai báo các đối tượng thành phẩm cần tính giá thành. Tự động đồng bộ với danh mục thành phẩm tồn kho.
Khai báo định mức tiêu hao, định mức lương, công đoạn sản xuất, thời gian sản xuất cho từng thành phẩm.
Hỗ trợ nhiều phương pháp đánh giá dở dang cuối kỳ tự động. Căn cứ vào định mức tiêu hao và lượng nguyên liệu thực tế xuất sản xuất, chương trình hỗ trợ người dùng tính ra số lượng thành phẩm đang thực hiện sản xuất.
Kết chuyển chi phí trực tiếp và phân bổ chi phí chung vào cuối kỳ. Chương trình hỗ trợ nhiều công thức tính hệ số để phân bổ chi phí chung cuối kỳ.
11. QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Asia HRM là một phân hệ nằm trong hệ thống Asia Enterprise, nó có thể được cài đặt độc lập hoặc cùng với hệ thống Asia Enterprise, có thể hoạt động độc lập hoặc liên kết thống nhất với các phân hệ kế toán tổng hợp và chi phí giá thành, nó có thể liên kết số liệu với các thiết bị chấm công điện tử để lấy dữ liệu vào bảng chấm công, tính lương.
Asia HRM được thiết kế để quản lý từ quy trình tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên cũng như toàn bộ hồ sơ và quá trình làm việc của nhân viên. Nó cho phép quản lý toàn bộ quá trình hoạt động, luân chuyển vị trí công tác, các quá trình lương, bảo hiểm xã hội và nhiều thuộc tính khác của nhân viên. Cho phép lưu trữ, phân loại và quản lý hồ sơ của cả những nhân viên đã rời khỏi đơn vị.
Khi tiến hành nghiên cứu về nhu cầu của các tổ chức về quản lý nhân sự, một điều hiển nhiên là có rất nhiều sự khác nhau về cơ cấu tổ chức và yêu cầu quản lý nhân lực, cũng như khả năng và yêu cầu của người sử dụng là rất đa dạng. Asia HRM được thiết kế để có thể định nghĩa mọi cơ cấu tổ chức, cho phép sử dụng đến 30 trường tự do với nhiều kiểu dữ liệu khác nhau, nó được thiết kế để phù hợp cho các doanh nghiệp có độ lớn và cơ cấu tổ chức khác nhau, dễ dàng sử dụng, phù hợp với nhiều trình độ và yêu cầu của người dùng.
12. QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG
Quản lý tiền lương là một tiểu phân hệ thuộc phân hệ Asia HRM. Nó có thể được cài đặt độc lập hoặc cùng với Asia HRM trong hệ thống AsiaERP, có thể hoạt động độc lập hoặc liên kết thống nhất với các phân hệ khác. Tiểu phân hệ Quản lý tiền lương cho phép quản lý toàn bộ quá trình lương thưởng của các nhân viên cũng như toàn bộ các quỹ lương của các bộ phận trong công ty.
Một số chức năng chính
Cập nhật bảng chấm công hàng ngày theo hai hình thức: nhập trực tiếp hoặc kết nối với máy chấm công quẹt thẻ.
Cập nhật sản lượng sản phẩm/công đoạn theo nhân viên.
Cập nhật sản lượng sản phẩm/công đoạn theo bộ phận.
Cập nhật doanh thu kinh doanh theo bộ phận: có thể nhập trực tiếp hoặc liên kết trực tiếp với phân hệ bán hàng để lấy số liệu.
Phân bổ quỹ lương, thưởng có cho phép điều chỉnh cho các bộ phận.
Tính lương và cho phép khai báo, thay đổi công thức tính lương trên bảng lương.
Các báo cáo về quỹ lương, bảng thanh toán tiền lương, phiếu lương, sản lượng sản phẩm,…