Trong vài năm trở lại đây, sự bùng nổ của Công nghệ số đã mang lại những giá trị to lớn cho mọi Doanh nghiệp ở mọi ngành nghề, mọi quy mô. Điều này đòi hỏi Doanh nghiệp phải thích ứng bằng việc ứng dụng phần mềm vào quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, một bài toán mới lại nảy sinh: Làm thế nào để có được cơ sở hạ tầng phần cứng đáp ứng nhu cầu sử dụng của Doanh nghiệp, đảm bảo tính an toàn của dữ liệu?

Hai giải pháp hiện nay mà nhiều Doanh nghiệp sử dụng là sử dụng phần mềm dạng dịch vụ (SaaS) và cài đặt trên máy chủ riêng (On-premise và Off-premise). Hai mô hình này có những đặc điểm riêng, nhưng SaaS dần dần chiếm ưu thế bởi những lợi ích thiết thực mà nó mang lại cho Doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra 5 điểm mạnh nổi bật của mô hình SaaS so với mô hình On-premise.

SaaS và On-premise: Điểm khác biệt là gì?

Phần mềm dạng dịch vụ (Software-as-a-Service, gọi tắt là SaaS) là một thuật ngữ chỉ những phần mềm được phân phối trực tuyến thông qua trình duyệt web với kết nối Internet.

Nói một cách đơn giản, phần mềm sẽ hoạt động trên hệ thống máy tính của nhà cung cấp, người sử dụng chỉ cần đóng phí thuê bao và sử dụng trực tiếp trên trình duyệt như một website thay vì cài đặt phần mềm vào thiết bị. Người dùng đã có thể sử dụng nhiều phần mềm dạng dịch vụ nhưng lại khó phân biệt chúng với website, bởi tính tiện dụng của SaaS khi sử dụng trên nền web cũng tương đồng với các website thông thường.

Có thể kể đến một vài phần mềm phổ biến do các nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu thế giới vận hành như: Google Drive, Dropbox, Netflix, AirBnB, v.v. Một số phần mềm, ứng dụng hỗ trợ Doanh nghiệp trong công tác quản trị như Slack, Salesforce hay Odoo cũng được phân phối dưới dạng SaaS.

Không giống với SaaS, On-premise là thuật ngữ sử dụng cho các phần mềm được vận hành trên máy chủ do chính Doanh nghiệp sở hữu. Bên cạnh đó còn tồn tại thuật ngữ Off-premise, khi máy chủ vận hành phần mềm sẽ do bên thứ ba sở hữu nhưng cho Doanh nghiệp đó thuê riêng để sử dụng. Đặc điểm của giải pháp này là việc chỉ có các thiết bị được cho phép kết nối với máy chủ trong phạm vi nhất định mới có thể truy cập và sử dụng phần mềm. Toàn bộ máy tính và máy chủ được liên kết thành mạng nội bộ để sử dụng phần mềm.

>> Xem thêm: SaaS là viết tắt của gì? Xu hướng sử dụng SaaS trên thế giới và Việt Nam

5 ưu thế nổi bật của SaaS so với On-premise

Không có giải pháp nào là hoàn hảo cho mọi Doanh nghiệp, vì tính đa dạng trong nhu cầu đặc thù của từng ngành nghề, lĩnh vực, quy mô, v.v. Tuy nhiên, việc sử dụng các phần mềm dạng SaaS đang dần chiếm ưu thế so với On-premise trong các Doanh nghiệp nói chung. Để lý giải cho điều này, có 5 lý do cơ bản sau đây:

1. Chi phí hợp lý với mọi Doanh nghiệp

Với On-premise, Doanh nghiệp cần phải sở hữu hệ thống máy chủ hoạt động liên tục 24/7 để đảm bảo phần mềm hoạt động thông suốt, tức thời trong mọi thời điểm. Việc mua sắm một máy chủ đủ mạnh và sửa chữa, thay thế các linh kiện trong vòng đời vài năm của máy chủ tiêu tốn một lượng ngân sách tương đối lớn với một Doanh nghiệp vừa và nhỏ. Doanh nghiệp cần phải mua bản quyền cho phần mềm - đôi khi giá bản quyền tương đối đắt đỏ, đặc biệt là các phần mềm Quản trị Doanh nghiệp lớn hoặc được phát triển riêng. Thêm nữa, các chi phí dành cho nhân sự quản lý và điều hành hệ thống cũng là một chi phí thường trực làm đau đầu với các nhà Quản trị.

Với SaaS, Doanh nghiệp không cần phải lo lắng về tất cả những chi phí trên. Tất cả những việc cần làm là đăng ký một gói thuê bao trả phí định kỳ theo tháng, quý hoặc năm và tận hưởng toàn bộ những tính năng sẵn có theo đúng gói cước đã chọn. Nhiều nhà cung cấp dịch vụ đã phân cấp mức giá gói SaaS phù hợp với nhu cầu đặc thù, hỗ trợ Doanh nghiệp dùng đến đâu trả tiền tới đó thay vì phải trả toàn bộ tiền bản quyền và không tận dụng hết được các tính năng mà phần mềm mang lại.

2. Đảm bảo tính an toàn và bảo mật dữ liệu

Được vận hành bởi nhà cung cấp uy tín, dịch vụ SaaS luôn được bảo vệ bởi các chuyên gia bảo mật hàng đầu ở mọi lúc, mọi nơi. Việc các chuyên gia về bảo mật cơ sở dữ liệu tập trung giải quyết vấn đề sẽ giúp khôi phục đường truyền cực kỳ nhanh chóng, tránh khỏi các cuộc tấn công từ chối dịch vụ (DDoS) và các loại xâm nhập khác một cách an toàn.

Điều này có ý nghĩa rất lớn với các công ty có quy mô vừa và nhỏ - những Doanh nghiệp có hạn mức ngân sách cho công nghệ thông tin còn thấp, và là nạn nhân của phần lớn các cuộc tấn công mạng (theo Verizon, 43% các cuộc tấn công mạng nhắm vào đối tượng công ty này, và khoảng 34% xâm nhập vào được hệ thống lõi, gây thiệt hại lớn cho các Doanh nghiệp).

Các Doanh nghiệp có quy mô lớn cũng có thể hoàn toàn yên tâm với tính bảo mật của SaaS với các công nghệ bảo mật - mã hóa tín hiệu hiện đại. Sử dụng SaaS còn giảm thiểu các nguy cơ bị xâm nhập vào hệ thống từ bên trong, khi mà các hệ thống máy chủ nội bộ hoạt động phụ thuộc vào khả năng vận hành của đội ngũ IT.

Ngay cả trong các trường hợp bất khả kháng như thiên tai, bệnh dịch, chiến tranh, v.v. gây ảnh hưởng đến nơi lưu trữ dữ liệu, các nhà phân phối dịch vụ sẽ cung cấp cho Doanh nghiệp các bản lưu để khôi phục về trạng thái trước khi gặp vấn đề. Điều này rất khó có thể thực hiện trong trường hợp Doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu tại máy chủ riêng, gây thiệt hại lớn khi mất mát dữ liệu kinh doanh quan trọng.

>> Xem thêm: 3 lầm tưởng thường gặp về mô hình SaaS

3. Linh hoạt trong quản lý nhân lực

Trong thời điểm dịch bệnh COVID-19 hoành hành, đa số các Doanh nghiệp yêu cầu nhân viên phải làm việc từ xa để đảm bảo giãn cách xã hội. Điều này không thể thực hiện được nếu Doanh nghiệp áp dụng giải pháp On-premise, khi mà các thiết bị của nhân viên cần phải kết nối thông qua các mạng nội bộ. SaaS thể hiện tính linh hoạt của nó khi nhân viên và nhà Quản lý có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị, có thể kết nối, chia sẻ thông tin và giám sát tiến trình thay vì phải có mặt ở Công ty toàn thời gian. Đội ngũ IT trong Doanh nghiệp cũng sẽ được giảm thiểu áp lực công việc cũng như chi phí duy trì.

4. Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì hệ thống

Nếu Doanh nghiệp sử dụng giải pháp On-premise, việc thiết lập các cơ sở hạ tầng nền tảng vận hành máy chủ sẽ vô cùng phức tạp dành cho đội ngũ IT in-house. Vấn đề này sẽ không xảy ra với các hệ thống SaaS, vốn đã được thiết lập sẵn môi trường và phần mềm cho người dùng truy cập trực tiếp. Sẽ chỉ cần mất vài phút đến vài chục phút thiết lập ban đầu là Bạn đã có thể bắt tay ngay vào sử dụng phần mềm mà không cần phải là chuyên gia công nghệ. Đội ngũ hỗ trợ cũng sẽ sẵn sàng lắng nghe yêu cầu và hướng dẫn người dùng sử dụng hệ thống trong phạm vi gói thuê bao đã có.

Việc bảo trì hệ thống thường xuyên cũng là vấn đề mà On-premise gặp phải, nhưng lại không hề xuất hiện ở SaaS. Với hệ thống SaaS, hoạt động bảo trì hệ thống có thể diễn ra định kỳ vào thời gian nghỉ và hầu như không ảnh hưởng đến hoạt động thường nhật của Doanh nghiệp. Các chi phí bảo trì và hỗ trợ hệ thống cũng thường được tính cùng với phí dịch vụ hàng tháng.

5. Khả năng mở rộng và tăng trưởng theo nhu cầu của Doanh nghiệp

Mỗi hệ thống On-premise thường chạy một phiên bản nào đó của phần mềm đã được mua bản quyền từ nhà phân phối. Khi Doanh nghiệp có nhu cầu giải quyết các tính năng nghiệp vụ ở các phiên bản cao cấp hơn, hoặc sử dụng những phân hệ được phát triển mới thì phải tiếp tục mua và cài đặt mới lại trên máy chủ. Công việc này tiêu tốn tương đối nhiều thời gian, công sức và cần di chuyển, định dạng lại các dữ liệu cũ để tương thích với các phần mềm mới.

Ngược lại, khi Doanh nghiệp sử dụng SaaS, nhà phân phối sẽ thường xuyên cập nhật các tính năng mới cho từng phiên bản. Người dùng cũng có thể mở rộng phần mềm tùy ý bằng cách đăng ký những gói cước có nhiều tính năng hơn. Ngoài ra, Doanh nghiệp hoàn toàn có thể liên hệ với nhà cung cấp để bổ sung các tính năng tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù.