Trong một tổ chức doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, việc thực hiện dự án nội bộ hay triển khai dự án khách hàng đều cần có sự phối hợp, tinh thần teamwork  của toàn thể ban dự án. Vậy làm thế nào để chủ nhiệm dự án có thể truyền đạt mục tiêu, tầm nhìn cho mỗi thành viên, cũng như quản lý được mức độ hoàn thành, hiệu quả của từng nhiệm vụ? Trong bài viết này chúng ta sẽ cùng khám phá các công cụ trong Viindoo Project giúp bạn có câu trả lời những vấn đề đó nhé!

Tùy vào từng mục đích của dự án, ban dự án có rất nhiều tiêu chí để phân loại như quy mô, mức độ phức tạp, mục đích ban đầu... Tuy nhiên, đặc điểm chung là mọi dự án đều có chu kỳ sống hữu hạn và thường trải qua 4 giai đoạn: Xác định dự án - Lập kế hoạch - Thực hiện dự án - Bàn giao kết thúc dự án.

1. Giai đoạn xác định dự án

Giai đoạn này là thời điểm xây dựng bức tranh toàn cảnh về mục tiêu then chốt của dự án. Việc xác định đúng mục tiêu sẽ giúp dự án đi đúng hướng, tránh sa đà vào những công việc không quan trọng, từ đó làm tăng hiệu quả chung. Khi bức tranh tổng thể được vẽ rõ ràng thì từng cá nhân cũng dễ tiếp cận từng nhiệm vụ hơn. Trong giai đoạn này các đầu việc của quản lý dự án sẽ bao gồm:

• Xác định mục tiêu: Đây sẽ là thước đo nhằm thực hiện, theo dõi, đánh giá cho các chặn đường tiếp theo. 

• Thiết lập giai đoạn: Sau khi xác định mục tiêu, thì cần chia nhỏ dự án thành các giai đoạn, nhằm đảm bảo tính khả thi của từng giai đoạn. Việc xây dựng giai đoạn này cần thống nhất với cả team trước khi dự án diễn ra để đảm bảo tính chính xác, bao quát và rõ ràng. Tùy vào quy mô, mức độ phức tạp mà phần mềm gợi ý các giai đoạn thực hiện dự án. Với các mô hình dự án lặp đi lặp lại, chủ nhiệm dự án có thể tạo lập các dự án mẫu giúp tiết kiệm thời gian thiết lập ban đầu. Ngoài ra, phần mềm vẫn rất linh hoạt, cho phép chúng ta khởi tạo, tùy chỉnh thêm bớt các giai đoạn sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. 

• Lên danh sách nhiệm vụ: Dự án thành công khi từng nhiệm vụ trong dự án thành công. Vì thế, việc xây dựng các nhiệm vụ là ưu tiên tiếp theo sau khi phân chia giai đoạn. Từ một mục tiêu lớn ban đầu, chủ nhiệm dự án cần chia nhỏ, đóng gói công việc thành các nhiệm vụ nhỏ giúp cho việc quản lý cũng như thực hiện trở nên dễ dàng hơn.

Áp dụng phương pháp Kanban nhằm xác định rõ các nhiệm vụ của dự án.

 Xem thêm: Phương pháp Kanban và ứng dụng trong Quản lý Dự án (Viindoo Project)

2. Giai đoạn lập kế hoạch

Đây được ví như nền móng của dự án, Viindoo Project đã khéo léo trong việc thiết kế giao diện cũng như tính năng phần mềm để có thể hỗ trợ tối ưu trong công tác lập kế hoạch này.

Như đã đề cập từ đầu, lẽ dĩ nhiên trong mỗi một dự án sẽ có nhiều thành viên tham gia. Vậy vấn đề đặt ra là ai phụ trách việc gì, thời điểm nào cần phải hoàn thành, thứ tự sắp xếp công việc ra sao.

• Người phụ trách: Giao diện phần mềm cho phép chúng ta xác định nhiệm vụ này phân công cho ai. Người được phân công sẽ nhìn thấy và nhận toàn bộ thông báo liên quan đến nhiệm vụ của mình.

• Thời hạn thực hiện: Trong mỗi nhiệm vụ Viindoo cung cấp công cụ ấn định deadline phục vụ quản lý theo dõi dự án. Người phụ trách có thể dựa vào đó để lên kế hoạch thực hiện, sắp xếp thời gian bản thân sao cho đảm bảo nhiệm vụ hoàn thành đúng hạn.

• Sắp xếp công việc: Dự án là một chuỗi các công việc có thể liên quan hoạt không liên quan đến nhau. Trong một số trường hợp, nhiệm vụ này hoàn thành là điều kiện cần để tiếp nối nhiệm vụ kia. Phần mềm cho phép thiết kế nhiệm vụ mang tính chất phả hệ, nhiệm vụ cha, nhiệm vụ con, nhiệm vụ liên quan. 

Cập nhật chi tiết các thông tin về mỗi nhiệm vụ. 

 Xem thêm: Giải pháp nào cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ trên hành trình Chuyển đổi số?

3. Giai đoạn thực hiện dự án

Đây là giai đoạn chiếm nhiều thời gian và sự nỗ lực nhất. Toàn bộ hoạt động chính của dự án tập trung và thực thi trong khoảng thời gian này. Nắm bắt được tầm quan trọng, ứng dụng Quản lý dự án Viindoo Project cung cấp rất nhiều tính năng hỗ trợ chủ nhiệm dự án theo dõi, giám sát các công việc từ tổng quan đến chi tiết. Không những thế, phần mềm còn giúp mỗi thành viên dự án quản lý công việc cá nhân, có môi trường thuận lợi để thảo luận, báo cáo tiến độ, cũng như cập nhật thông tin về công việc chung. Sau đây là một vài ví dụ tính năng nổi bật:

• Theo dõi tiến độ dự án: Một trong trong những điểm sáng không thể không nhắc đến của Viindoo Project chính là biểu đồ Gantt. Đây là công cụ đắc lực giúp chủ nhiệm dự án theo dõi danh sách các hoạt động cũng như kiểm tra nhanh chóng tiến độ thực tế từ đó đưa ra các quyết định phân bổ thời gian cũng như nguồn lực hợp lý cho mỗi nhiệm vụ, mỗi giai đoạn.

Tiến độ dự án được cập nhật trực quan trên biểu đồ Gantt.

• Kiểm soát, báo cáo tiến độ thực hiện: Thông thường, chủ nhiệm dự án sẽ rất khó nắm bắt được mọi vấn đề, vướng mắc, khó khăn của thành viên trong team xuyên suốt quá trình thực hiện. Việc trao đổi trên từng đầu việc cũng rất bất tiện vì không có môi trường thảo luận tập trung. Nhưng với Viindoo Project, tồn tại này được giải quyết triệt để nhờ tích hợp với ứng dụng Thảo luận, giúp mọi thành viên trong dự án luôn nắm bắt và biết được tình hình công việc mọi nơi, mọi lúc.

• Ghi nhận chi tiết thời gian thực hiện và chi phí dự án: Viindoo được biết đến là một Giải pháp tổng thể, nghĩa là dự án không chỉ tồn tại độc lập mà còn có thể kết nối với nhiều ứng dụng khác trong phần mềm để tạo nên một hệ sinh thái đầy đủ và gần như hoàn hảo. Ở đây, Viindoo Project tích hợp với ứng dụng quản lý Chấm công Viindoo Timesheet, ứng dụng quản lý Bán hàng Viindoo Sales, ứng dụng Quản lý Hóa đơn Viindoo Invoicing giúp doanh nghiệp có thể ghi nhận thời gian, chi phí thực để thực hiện từng nhiệm vụ/dự án. Điều này giúp ích rất nhiều trong việc giải quyết bài toán tiến độ và bài toán doanh thu & chi phí - 2 vấn đề mà bất kể doanh nghiệp nào khi dấng thân vào dự án đều vấp phải. 

Bảng chấm công theo thời gian thực. 

 Xem thêm: Giữ chân nhân tài: Lời giải nào cho bài toán khó?

4. Giai đoạn bàn giao và kết thúc dự án

Sau quá trình nỗ lực không ngừng nghỉ của cả đội, đây là thời điểm thành phẩm ra đời.

• Tổng kết dự án: Ở giai đoạn này, người quản lý dự án cần tổng kết toàn bộ các dữ liệu nhập vào của dự án. Đây là dữ liệu đắt giá nhất, cho thấy rõ ràng nhất hiệu suất thật sự của toàn dự án. Từ đó, chủ nhiệm dự án cũng như doanh nghiệp có thể có cái nhìn tổng thể và khách quan, không những phục vụ cho việc đánh giá dự án hiện tại, mà còn là bài học kinh nghiệm quý báu cho những dự án tương lai.

• Phần mềm cung cấp các báo cáo với đa chiều thông tin:

• • Báo cáo tổng quan dự án: tổng thời gian làm việc của nhân viên, ghi nhận khả năng sinh lời của dự án.

  • Báo cáo Chi phí và Doanh thu dự án chi tiết.

  • Báo cáo phân tích nhiệm vụ với giao diện Gantt.

Báo cáo tổng quan trong tính năng Viindoo Project

• Ghi nhận đánh giá khách hàng: Sự hài lòng của khách hàng luôn là một trong những tiêu chí hàng đầu của doanh nghiệp. Ý kiến phản hồi và mức độ đánh giá của khách hàng đối với dự án/ nhiệm vụ đều đáng được lắng nghe. Phần mềm cung cấp công cụ hỗ trợ tiếp nhận phản hồi từ khách hàng khi chuyển giai đoạn nhiệm vụ hay thiết lập email định kỳ thu thập ý kiến khách hàng. Từ đó, từng thành viên trong team sẽ biết được mức độ hài lòng của khách, điểm mạnh điểm yếu của cả team, cũng như các vấn đề tồn đọng cần khắc cho dự án tiếp theo. 

Tạm kết

Trên đây chỉ mới là những điểm tâm đắc và trải nghiệm cá nhân của riêng mình đối với ứng dụng. Ngoài ra còn rất nhiều tính năng hay ho khác đang sẵn có trong phần mềm mang lại nhiều giá trị trong thực tế.