3 năm
3 năm
Biểu đồ tiến độ công việc được xem là một trong những công cụ nổi bật nhất trong nhóm các công cụ giúp cải thiện hiệu suất quản lý. Vậy biểu đồ tiến độ công việc là gì? Có lợi ích như thế nào? Làm sao để lập một biểu đồ tiến độ công việc nhằm quản lý công việc hiệu quả? Hãy cùng tìm câu trả lời thông qua bài viết dưới đây.
1. Biểu đồ tiến độ công việc là gì ?
Biểu đồ tiến độ công việc hay còn được biết đến là Biểu đồ Gantt, được phát minh vào năm 1910 bởi Henry Gantt. Đây được xem là một công cụ thường dùng trong quản lý dự án và được ứng dụng để lập kế hoạch thông qua việc sơ đồ hóa các gói công việc theo tiến độ thời gian.
.jpg)
Biểu đồ tiến độ công việc
2. Lợi ích của việc lập biểu đồ tiến độ công việc
Điểm nổi bật của biểu đồ Gantt là giúp đơn giản hóa một gói công việc phức tạp với nhiều công đoạn thành một sơ đồ tinh giản và trực quan. Do đó, việc ứng dụng biểu đồ Gantt trong công việc mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực:
2.1 Đối với nhà quản lý
Cho phép theo dõi công việc tốt hơn
Với biểu đồ Gantt, nhà quản lý có thể theo dõi các nhiệm vụ và quy trình làm việc một cách tổng thể. Biểu đồ có thể chỉ ra những ràng buộc hoặc mối quan tâm tiềm ẩn, hỗ trợ nhà quản lý kịp thời đưa ra quyết định và có phương án điều chỉnh thích hợp.
Cung cấp một cái nhìn tổng quan
Hầu hết các dự án đều được triển khai qua văn bản và một dự án thường bao gồm nhiều nhiệm vụ phức tạp. Điều này dễ khiến người quản lý khó nắm bắt được cả dự án một cách toàn diện. Tuy nhiên, biểu đồ Gantt sẽ cho phép sơ đồ hóa các văn bản này thành một biểu đồ tinh gọn và trực quan. Điều này sẽ giúp cho người quản lý công việc có được cái nhìn tổng quan nhất về nhiệm vụ.
2.2 Đối với nhân viên
Tăng năng suất làm việc
Biểu đồ Gantt cho phép các thành viên trong dự án hợp tác với nhau để gia tăng năng suất. Khả năng hiển thị tuyệt vời của biểu đồ Gantt giúp nhân viên tập trung vào các công việc họ cần hoàn thành. Tính minh bạch này cũng đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của họ.
Dễ dàng quản lý thông tin phức tạp
Sự rõ ràng và trực quan của biểu đồ Gantt mô tả các nhiệm vụ một cách dễ hiểu và đơn giản cho những người thực hiện nhiệm vụ. Nhờ đó, người thực hiện công việc có thể tập trung và tránh bị choáng ngợp bởi quá nhiều nhiệm vụ khác nhau.
Tạo động lực làm việc
Biểu đồ Gantt cho phép mọi nhân viên hình dung được nhiệm vụ của mình, giúp họ có động lực để hoàn thành công việc. Bên cạnh đó, biểu đồ Gantt cũng cho thấy một số nhiệm vụ nhất định không thể bắt đầu cho đến khi một nhiệm vụ khác hoàn thành. Từ đó, người lao động có thể thực hiện trách nhiệm của họ một cách hiệu quả và đúng tiến độ.
3. Làm sao để lập biểu đồ tiến độ công việc một cách hiệu quả ?
3.1 Các thành phần quan trọng
Để xây dựng biểu đồ tiến độ công việc chúng ta cần phải biết được các thành phần chính tạo nên biểu đồ. Biểu đồ Gantt được cấu tạo từ những thành phần sau:
Task list: danh sách các công việc cần làm. Thường sẽ trình bày ở bên trái biểu đồ và theo chiều dọc từ trên xuống.
Timeline: mô tả tổng thời gian để thực hiện dự án và thường được hiển thị theo ngày, tháng, năm.
Dateline: là đường thẳng đánh dấu ngày hiện tại của các nhiệm vụ.
Bars: là các thanh ngang đại diện cho các nhiệm vụ và hiển thị tiến độ, thời lượng cũng như ngày bắt đầu và kết thúc.
Milestones: thể hiện các sự kiện, cột mốc quan trọng.
Dependencies: diễn tả sự kết nối các nhiệm vụ theo một thứ tự nhất định.
Progress: cho biết công việc đã hoàn thành được bao nhiêu phần.
Resource assigned: thể hiện người chịu trách nhiệm cho các công việc.
Giao diện biểu đồ Gantt quản lý tiến độ thực hiện công việc trong ứng dụng quản lý công việc, dự án Viindoo Project
3.2 Các bước lập biểu đồ tiến độ công việc
Biểu đồ tiến độ công việc thường được tạo thành thông qua các bước cơ bản sau:
Bước 1: Liệt kê các công việc cần phải hoàn thành
Hãy xác định tất cả các công việc chính cần phải làm trong dự án và liệt kê chúng ra.
Bước 2: Chia nhỏ và xác định mối liên quan giữa các công việc
Từ những công việc chính này, hãy chia thành các nhiệm vụ nhỏ cụ thể hơn, đồng thời xem xét sự liên quan và phụ thuộc giữa các nhiệm vụ này.
Bước 3: Thiết lập ngày bắt đầu và ngày đến hạn cho các nhiệm vụ
Tiếp theo hãy xác định thời gian thực hiện cho từng nhiệm vụ cụ thể bằng cách thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc công việc.
Bước 4: Chỉ định người thực hiện
Xem xét nguồn nhân lực hiện có, phân công các nhiệm vụ cụ thể cho từng người để xác định những ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện mỗi công việc khác nhau.
Bước 5: Theo dõi và điều chỉnh các nhiệm vụ khi kế hoạch thay đổi
Khi có sự thay đổi trong kế hoạch thực hiện, hãy xem lại biểu đồ Gantt và điều chỉnh các nhiệm vụ nếu cần.
Hy vọng qua bài viết trên, các bạn đã hiểu một cách tổng quát về biểu đồ tiến độ công việc và những lợi ích mà biểu đồ này mang lại trong việc quản lý các nhiệm vụ và dự án, cũng như biết được cách lập biểu đồ tiến độ để quản lý công việc một cách hiệu quả.
Tìm hiểu thêm về ứng dụng quản lý công việc, dự án Viindoo Project và sử dụng biểu đồ Gantt để quản lý nhiệm vụ, nhân sự thực hiện và tiến độ công việc hiệu quả.
