ERP được hiểu là gì?

ERP có tên đầy đủ là Enterprise Resource Planning với nghĩa là hoạch định tài nguyên doanh nghiệp. Đây là mô hình công nghệ all-in-one, cho phép người dùng quản lý tích hợp trên một hệ thống duy nhất, nhằm tự động hóa các quy trình xuyên suốt các phòng ban.

Thông qua ERP, doanh nghiệp có thể sở hữu một hệ thống dữ liệu tự động nhằm tối ưu hóa việc quản lý, tiết kiệm thời gian xử lý và hỗ trợ mọi hoạt động của các phòng ban trong công ty. 

Phần mềm ERP có đặc tính là khả năng đồng bộ cao, cụ thể sẽ được đảm bảo kết nối với quy trình kinh doanh và mọi phòng ban của doanh nghiệp. Đặc biệt, việc liên kết với hệ thống sẽ được xem xét dựa trên những khía cạnh sau:

Hoạt động của doanh nghiệp: đảm bảo quy trình kinh doanh được kết hợp chặt chẽ với các dự án mà công ty đang triển khai.

Phối hợp các phòng ban: đảm bảo sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa các phòng ban…

Ngoài khả năng đồng bộ hóa, hệ thống ERP còn có tính linh hoạt cao. Thể hiện rõ nhất ở chức năng cập nhật thông tin, dữ liệu cách nhanh chóng, đảm bảo tiến độ công việc và quá trình vận hành của các phòng ban và doanh nghiệp. Ngoài ra, phần mềm còn được xây dựng phù hợp với mô hình kinh doanh và yêu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Vai trò của ERP đối với sự phát triển của doanh nghiệp

Với những đặc tính nổi bật như trên, phần mềm ERP mang lại một vài lợi ích cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, phải kể đến như:

1. Tự động hóa quy trình của các phòng ban

Một đặc điểm nổi bật nữa không thể thiếu của ERP là chuẩn hóa quy trình làm việc của các phòng ban, bộ phận. Cụ thể là phần mềm ERP sẽ tự động hóa một phần hoặc hầu hết các công tác thủ công như nhập liệu, thống kê,...Điều này sẽ giúp nhân viên tiết kiệm thời gian làm những công việc lặp đi lặp lại và tránh sự sai sót trong quá trình làm việc.

Các phần mềm hoặc phân hệ kế toán được xây dựng dựa trên quy chuẩn quốc tế nhằm giúp các doanh nghiệp tránh khỏi tình trạng nhầm lẫn hoặc sai sót trong quá trình hạch toán thủ công. 

3. Thúc đẩy quá trình sản xuất và kinh doanh 

Một yêu cầu không thể thiếu khi ứng dụng phần mềm ERP là hoạch định rõ ràng về quy trình kinh doanh, phân công công việc chi tiết. Điều này không những giúp doanh nghiệp vạch ra quy trình làm việc khoa học, mà còn hỗ trợ việc xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh đi đúng định hướng và gia tăng hiệu quả công việc. 

4. Tránh sai sót khi nhập dữ liệu

Việc nhầm lẫn khi nhập dữ liệu thủ công sẽ được giải quyết thông qua phần mềm. Bởi qua hệ thống này, mọi công việc liên quan đến dữ liệu, thông tin sẽ đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng khi chuyển qua phòng ban khác.

5. Đơn hàng được xử lý hoàn chỉnh

Quy trình nhận đơn hàng, xuất hóa đơn, chuyển hàng và ghi nhận doanh thu sẽ được cải tiến và đơn giản hóa hơn nhờ phần mềm ERP. Từ đó, nhân viên sẽ biết chính xác về thông tin, số lượng của đơn hàng, lịch trình giao hàng hoặc lịch sử mua hàng,...

Thách thức khi triển khai ERP

Mặc dù phần mềm ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho sự phát triển của doanh nghiệp, nhưng cũng để lại một vài thách thức khi triển khai dự án ERP. 

Thiếu đội ngũ hỗ trợ và đồng hành xuyên suốt quá trình triển khai ERP

Chương trình đào tạo và huấn luyện sử dụng ERP không được quan tâm đúng mức

Thời gian triển khai kéo dài

Ngân sách dành cho ERP luôn vượt ngoài dự tính

Để khắc phục được những thách thức và tận dụng được những ưu điểm trên của ERP, doanh nghiệp cần chuẩn bị và đưa ra giải pháp phù hợp, cụ thể như:

Thể hiện sự quyết tâm, đồng lòng triển khai dự án ERP của toàn doanh nghiệp: Ban lãnh đạo, cấp quản lý và toàn bộ nhân viên trong công ty cần hiểu rõ về tầm quan trọng cũng như vai trò của ERP. Từ đó, cùng đồng lòng, quyết tâm hướng về mục tiêu chung mà doanh nghiệp đã đề ra.

Thời gian và nhân sự triển khai: Lên kế hoạch đào tạo nhân viên sử dụng ERP chi tiết, đặc biệt chuẩn bị những phương án dự trù nhằm khắc phục tình trạng chờ ERP đi vào hoạt động nhuần nhuyễn. 

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể vận dụng một số giải pháp khác như: quản lý chặt chẽ về tài chính, tối ưu quy trình vận hành, kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên,…

Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, hệ thống ERP là giải pháp hữu hiệu nhất cho mọi doanh nghiệp trong việc quản trị và vận hành. Nó không những đáp ứng mọi nhu cầu sản xuất, kinh doanh mà còn giúp doanh nghiệp vận hành cách trơn tru, nhằm mang lại hiệu quả và thúc đẩy sự phát triển của công ty.