Mô hình 5S tập trung vào việc đặt mọi thứ ở nơi nó thuộc về, giúp tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, tiện lợi, hiệu quả và an toàn. Ứng dụng mô hình 5S sẽ giúp bạn thay đổi thói quen không đáng có và rèn luyện những thói quen tốt trong cuộc sống và công việc. 

Vậy 5S là gì? Làm thế nào để ứng dụng mô hình 5S vào Doanh nghiệp? Hãy cùng Viindoo tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

5S là gì?

5S là chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Nhật: "SERI", "SEITON", "SEISO", "SEIKETSU" và "SHITSUKE".

Tương ứng trong tiếng Anh là: "SORT", "SET IN ORDER", "SHINE", "STANDARDIZE" và "SUSTAIN".

Và khi dịch sang tiếng Việt ta được 5 chữ S, đó là "SÀNG LỌC", "SẮP XẾP", "SẠCH SẼ", "SĂN SÓC" và "SẴN SÀNG".

5S là chương trình cải tiến năng suất phổ biến tại Nhật và tại nhiều quốc gia trên thế giới. Đây là một trong các công cụ sắc bén của Sản xuất Tinh gọn (Lean Manufacturing). Mỗi chữ S đại diện cho một phần của quy trình năm bước có thể cải thiện chức năng tổng thể của doanh nghiệp. Cụ thể:

SERI (Sàng lọc): Bước đầu tiên của 5S là "Sàng lọc". Bao gồm việc xem xét tất cả các công cụ, đồ đạc, vật liệu, thiết bị, v.v. trong một khu vực làm việc để xác định đâu là thứ cần thiết và đâu là thứ có thể được loại bỏ. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì. Bạn có thể dễ dàng loại bỏ những thứ không cần thiết, những thứ có thể gây cản trở công việc/chiếm không gian làm việc bằng cách tìm câu trả lời cho những câu hỏi:

- Mục đích sử dụng của món đồ này là gì?

- Nó được sử dụng lần cuối khi nào?

- Nó có được sử dụng thường xuyên hay không?

- Ai là người sử dụng nó?

- Nó có thực sự cần thiết được đặt ở đây không?

SEITON (Sắp xếp): Khi không còn những đồ đạc thừa thãi, bạn sẽ dễ dàng "Sắp xếp" mọi thứ vào đúng "trật tự", hay còn gọi là "Tổ chức có hệ thống". Mục tiêu của bước này là tổ chức khu vực làm việc. Mỗi thứ phải dễ tìm thấy, sử dụng và dễ dàng trả lại: một nơi cho mọi thứ và mọi thứ ở đúng vị trí của nó và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.

SEISO (Sạch sẽ): Bước thứ 3 trong quy trình 5S là "Sạch sẽ". Trong khi bước đầu và bước thứ hai giải phóng không gian và sắp xếp khu vực làm việc hiệu quả thì bước ba là tấn công bụi bẩn đã tích tụ trong đống bừa bộn, đồng thời ngăn nó quay trở lại. Công việc này cần được làm định kỳ và dành cho tất cả các cá nhân, mỗi người cần tự vệ sinh khu vực làm việc của mình và các thiết bị mà học sử dụng. S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì.

SEIKETSU (Săn sóc): Ba bước đầu tiên của quy trình 5S là các bước làm mang lại lợi ích ngắn hạn. Buớc thứ 4 "Săn sóc" - được hiểu là việc duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống. Người ta nói rằng "Nếu nó không được viết ra, nó sẽ không xảy ra". Do vậy, để đảm bảo 3S được duy trì, cần thiết lập ra những quy định tiêu chuẩn, nêu rõ phạm vi, trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 sẽ mở đường cho sự thay đổi và phát triển lâu dài trong tổ chức.

SHITSUKE (Sẵn sàng): Bước thứ 5 của chương trình 5S là sẵn sàng. Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc. Đưa 5S trở thành một chương trình dài hạn, về lâu dài 5S trở thành một phần của văn hóa tổ chức và mang lại những thay đổi tích cực cho doanh nghiệp.

 Xem thêm: Chatter là gì? Giới thiệu về hệ thống trao đổi và làm việc cộng tác trong Viindoo.

Lợi ích 5S mang lại

5S là một chương trình hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất lao động. Ta dễ dàng thấy được những lợi ích mà 5S mang lại như:

Tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, thoáng đãng, mọi thứ ở đúng nơi nó cần ở.

Sử dụng thời gian tốt hơn: dành ít thời gian hơn để tìm và lấy những gì họ cần và thay vào đó có thể làm việc hiệu quả hơn.

Không gian lãng phí ít hơn - Loại bỏ các kho dự trữ vật liệu không cần thiết và tạo ra chỗ trống cho các ứng dụng hữu ích. Mỗi mét vuông diện tích sàn đều có chi phí và việc tận dụng tối đa khoản đầu tư đó sẽ tối đa hóa lợi nhuận cho cơ sở của bạn.

Giảm tỷ lệ thương tật - Tổ chức các khu vực làm việc hiệu quả, thường xuyên dọn dẹp đồ đạc tràn ra ngoài sẽ loại bỏ những nguy cơ có thể xảy ra khi đi lại.

Giảm thời gian ngừng hoạt động của thiết bị - Khi các công cụ và thiết bị được giữ sạch sẽ, được kiểm tra thường xuyên và được sử dụng theo cách tiêu chuẩn hóa, việc bảo trì phòng ngừa sẽ dễ dàng hơn nhiều và các hỏng hóc lớn thường có thể được ngăn chặn hoàn toàn.

Tiêu chuẩn hóa các quy trình làm việc: giảm thiểu các biến thể và sai lầm, năng suất tổng thể có thể được cải thiện đáng kể.

Nâng cao tinh thần của nhân viên - Khi các nguyên tắc 5S được sử dụng một cách hiệu quả, người lao động thấy rằng đầu vào của họ được coi trọng và hiệu suất của họ được công nhận. Điều này tạo ra một môi trường mà người lao động có thể cảm thấy thoải mái về công việc của họ và quan tâm đến việc cải thiện công ty.

Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S

Đọc khái niệm về 5S có thể rất dễ hiểu, nhưng để bắt đầu một chương trình 5S mới là điều khó khăn. Giống như khi bắt tay dọn dẹp ngôi nhà để đón Tết vậy, có rất nhiều thứ phải giải quyết và việc bắt đầu có vẻ không mấy hứng thú.

Để bắt đầu một chương trình 5S, Doanh nghiệp cần quyết định bộ phận và cá nhân nào sẽ tham gia, đào tạo gì là cần thiết và sử dụng công cụ nào để tạo thuận lợi cho quá trình thực hiện? Đặc biệt, để thực hiện thành công cũng không thể quên đi một yếu tố quan trọng, đó là luôn cần sự cam kết và hỗ trợ từ lãnh đạo.

Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ

Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện chương trình 5S là sự hiểu biết và ủng hộ từ Ban lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện, Chỉ khi có sự cam kết và hỗ trợ từ phía lãnh đạo, các cá nhân trong tổ chức mới đi theo và thực hiện một cách nghiêm túc.

Tất cả mọi người đều tham gia

Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham giá của tất cả mọi người. 5S ban đầu có thể chỉ diễn ra như một hoạt động, nhưng lý tưởng nhất là nó cần trở thành một phần công việc hàng ngày của mọi người.

Đào tạo 5S

Bất kỳ ai khi tham gia vào các hoạt động 5S cũng cần được đào tạo. Để nhân viên hiểu lý do tại sao công ty bắt đầu sử dụng 5S và tại sao nó lại quan trọng, họ nên được cung cấp sơ lược về lịch sử 5S, các bộ phận và lợi ích của 5S mang lại.

Rất có thể cách thức thực hiện 5S tại một tổ chức hoặc thậm chí một bộ phận sẽ khác với các tổ chức khác, vì vậy cần cung cấp cho những người tham gia phương pháp thực hiện 5S của tổ chức mình. Và khi đã có nhận thức đúng về 5S, mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động hơn trong các hoạt động 5S.

Duy trì và cải tiến không ngừng

Thực hiện 5S không phải là "một lần và hoàn tất". 5S cần được duy trì, lặp lại và cải tiến không ngừng. Điều đó tạo nền một nguyên tắc hoạt động chung trong tổ chức/doanh nghiệp, đảm bảo tính hiệu quả và cải thiện công tác quản lý, sản xuất và kinh doanh.

Các bước áp dụng 5S vào Doanh nghiệp

Bước 1: Lập kế hoạch hành động

Để bắt tay thực hiện một chương trình 5S, các nhà quản lý cần xây dựng một kế hoạch và lộ trình hành động cụ thể. Tất cả các thành viên tham gia đều phải nắm vững nội dung chương trình 5S để áp dụng và công việc hàng ngày tại nơi làm việc.

Có thể đưa nội dung 5S vào tiêu chí đánh giá thi đua, khen thưởng với các cá nhân, đơn vị triển khai.

Thành lập đội 5S để chỉ đạo và giám sát quá trình thực hiện.

Bước 2: Phát động chương trình

Thông báo về ý nghĩa và nội dung chương trình 5S cho tấ cả những người liên quan.

Xác định kỳ vọng và kết quả mong muốn về một hệ thống 5S.

Đào tạo và hướng dẫn thực hiện.

Bước 3: Triển khai thực hiện 5S

Thực hiện theo đúng quy trình 5S:  Seiri (Sàng lọc) - Seiton (Sắp xếp) -  Seiso (Sạch sẽ) - Seiketsu (Săn sóc) - Shitsuke (Sẵn sàng).

Bước 4: Lặp lại hành động

Đánh dấu kết quả và tiếp tục thực hiện các S1, S2, S3 hàng ngày.

So sánh thực tế thực hiện với kết quả kỳ vọng ban đầu.

Bước 5: Đánh giá định kỳ

Thường xuyên phản hồi về việc áp dụng 5S.

Tổ chức đánh giá 5S định kỳ hàng tuần: đánh giá chéo giữa các bộ phận đảm bảo sự phù hợp với tiêu chuẩn 5S.

Đo lường kết quả của việc thực hiện để Ban lãnh đạo đưa ra những biện pháp chỉ đạo kịp thời.

Lý do ngày càng có nhiều Doanh nghiệp tham gia ứng dụng 5S

Mô hình 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức, ở mọi quy mô doanh nghiệp, ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ.

Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.

Bản chất mọi người đều yêu thích sự sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc.

Trong khi các công ty rất hay gặp những vấn đề sau:

Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng.

Mất nhiều thời gian cho việc di chuyển các đồ vật và ảnh hưởng đến hoạt động khác.

Không có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc, các đồ vật hữu dụng hoặc không.

Mất nhiều chi phí hơn để lưu trữ cho những sản phẩm, công cụ dụng cụ không cần thiết hoặc không có giá trị sử dụng nữa.

Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ.

Tỷ lệ máy móc không hoạt động cao do bị bỏ quên hoặc hỏng do không được lau chùi, vệ sinh, bảo dưỡng thường xuyên.

Ảnh hưởng đến sức khỏe người lao động khi sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi...

Xảy ra tai nạn, các sự cố không mong muốn do nơi làm việc không an toàn.

Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh ...) không sạch sẽ vì không phải là trách nhiệm của 1 cá nhân.

Người lao động không tự hào về công ty và công việc của mình.

Trên đây là những chia sẻ về mô hình 5S, ý nghĩa, mục đích của 5S trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, vận hành của Doanh nghiệp cũng như những gợi ý về việc thực hiện một chương trình 5S hiệu quả. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích và mang lại cho bạn những kiến thức nhất định.

 Xem thêm: Hybrid Work là gì? Quản trị Hiệu suất Doanh nghiệp trong kỷ nguyên Hybrid.