Dữ liệu khách hàng là một trong những nguồn thông tin cốt lõi trong hoạt động kinh doanh, bởi rõ ràng đây là đối tượng mang lại nguồn lợi nhuận chính cho Doanh nghiệp. Ở giai đoạn khởi đầu, việc lưu trữ thủ công dữ liệu nói chung và dữ liệu khách hàng nói riêng trên trang tính Excel hoặc phần mềm bảng tính tương tự có vẻ là một giải pháp hợp lý với chi phí thấp.

Nhưng khi Doanh nghiệp của bạn phát triển, lượng dữ liệu khách hàng cũng sẽ tăng lên, đòi hỏi những cơ chế phức tạp để thu thập, tổ chức và phân tích nguồn dữ liệu đồ sộ được cung cấp bởi xu hướng dữ liệu lớn ngày nay. Đó là còn chưa kể đến việc quản lý dữ liệu theo phương pháp thông thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc nhận biết những thông tin chi tiết, có giá trị nhằm mang lại lợi thế cạnh tranh.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng thảo luận về những thách thức trong việc quản lý dữ liệu khách hàng và tìm lời giải cho bài toán đó.

Vai trò của quản lý dữ liệu khách hàng trong bán hàng

Quản lý dữ liệu khách hàng trong bán hàng là hoạt động thu thập, lưu trữ và quản lý các thông tin của khách hàng nhằm mục đích tăng doanh số bán hàng, cải thiện sản phẩm, dịch vụ, các chiến dịch tiếp thị, duy trì, phát triển mối quan hệ khách hàng bền chặt hơn,… Quản lý dữ liệu khách hàng nhằm đạt đến mục tiêu cá nhân hóa - mỗi khách hàng đều có được trải nghiệm mua hàng độc nhất, không bị gián đoạn dù mua hàng qua bất cứ kênh bán hàng nào.

 Xem thêm: Sức mạnh của dữ liệu trong nâng cao trải nghiệm khách hàng

Quản lý dữ liệu khách hàng trong bán hàng gặp phải những khó khăn, thách thức gì?

Trong hoạt động bán hàng của Doanh nghiệp, quá trình thu thập thông tin khách hàng thường bao gồm nhiều giai đoạn, từ những thông tin cơ bản như họ tên, năm sinh đến việc tiếp nhận những thông tin quan trọng, cần bảo mật về tài sản của khách hàng. Chưa kể, đối với đối tượng khách hàng là Doanh nghiệp với lượng thông tin vô cùng lớn thì việc tiếp nhận và quản lý, khai thác hiệu quả lượng thông tin này trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Dưới đây là những khó khăn, thách thức chúng ta dễ dàng bắt gặp trong quá trình quản lý dữ liệu khách hàng:

Rò rỉ, thất thoát thông tin khách hàng: Việc tiếp nhận thông tin rời rạc, lưu trữ không tập trung dễ dàng để mất những thông tin quan trọng.

Khó khăn trong việc thống kê, phân tích, đánh giá: Hiệu quả của các kênh bán hàng và các chiến dịch Marketing không được đánh giá một cách chính xác và kịp thời.

Tiêu tốn nhiều thời gian: Các hoạt động báo cáo thủ công khiến cho nhân viên dễ mắc sai sót để tổng hợp và đánh giá số liệu, đồng thời gây tiêu tốn giấy mực và kéo dài quy trình lập báo cáo, đệ trình, phê duyệt, ra quyết định...

Khó nắm bắt kịp thời những thông tin quan trọng: Việc kiểm soát phản hồi của khách hàng, chia sẻ thông tin trong quá trình làm việc giao dịch với khách hàng giúp cho nhân viên và công ty hiểu rõ khách hàng muốn gì, cần gì để đáp ứng đúng ý, đúng thời điểm.

Dữ liệu, thông tin không đồng bộ: Dữ liệu thông tin của khách hàng không đồng nhất trong tất cả các khâu từ lúc thu thập thông tin, trong quá trình bán hàng đến khâu xuất hóa đơn và chăm sóc sau bán hàng gây khó khăn trong việc đối chiếu thông tin, tổng hợp dữ liệu và nắm rõ tình hình kinh doanh của công ty. Mặt khác, thông tin không đồng bộ, không thống nhất còn dẫn đến việc giảm khả năng tương tác giữa các nhất viên, từ đó làm giảm năng suất làm việc và mức độ hiệu quả của công việc.

 Xem thêm: Số hóa dữ liệu trong doanh nghiệp: cần lộ trình bài bản!

Giải pháp Viindoo hỗ trợ quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả

Quản lý dữ liệu khách hàng trong bán hàng là một chiến lược yêu cầu nền tảng phần mềm và công cụ công nghệ phù hợp để thực thi. Khối lượng, tốc độ và sự đa dạng của dữ liệu khách hàng trong thế giới Internet hiện nay đòi hỏi những giải pháp có độ phức tạp tương xứng. Thay vì phải điều chỉnh khi bạn liên tục bỏ lỡ những khách hàng tiềm năng do công tác quản lý kém, thì đầu tư vào các công cụ phù hợp ngay từ đầu mới là điều khôn ngoan.

Trước những thách thức nêu trên, Viindoo chúng tôi đã xây dựng và triển khai thành công Giải pháp Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp Tổng thể Viindoo với những tính năng tích hợp trong các Phân hệ liên quan như Quản lý quan hệ khách hàng (Viindoo CRM) và Quản lý Bán hàng (Viindoo Sales), hỗ trợ tối đa công tác Quản lý dữ liệu khách hàng như:

Thương thảo trực tiếp trên báo giá;

Phân tích các cơ hội kinh doanh thông qua bộ công cụ mạnh mẽ giúp lọc và nhóm dữ liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng. Nhận thống kê về các nguồn khách hàng tiềm năng để đánh giá hiệu quả của các chiến dịch marketing; 

Hệ thống báo cáo trực quan, chính xác và tức thời;

Hỗ trợ quản lý dữ liệu khách hàng đổ về từ nhiều nguồn khác nhau trên một hệ thống duy nhất;

Hỗ trợ liên lạc với khách hàng; tạo kế hoạch hành động: gọi điện, tổ chức họp, email và báo giá… ngay trên các tiềm năng, cơ hội được tạo và phân công cho từng nhân viên cụ thể bám sát tiến độ;

Nhắc nhở tự động; theo dõi toàn bộ quá trình chuyển đổi từ các tiềm năng thành cơ hội và từ các cơ hội thành doanh số;

Giao diện Kanban thông minh giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các cơ hội kinh doanh khi chúng được chia thành các giai đoạn rõ ràng. Làm việc nhanh hơn với tính năng kéo & thả để chuyển các cơ hội thành đơn hàng;

Nhận diện và tạo các tiềm năng, cơ hội kinh doanh thông qua nhập liệu trực tiếp, email, website và các chiến dịch marketing;

Áp dụng báo giá mẫu, gửi email tới khách hàng, xác nhận đơn, thanh toán online;

Hỗ trợ tính năng Upsell và Cross-sell giúp tối ưu hóa doanh thu;

Cho phép bạn sử dụng các tính năng: Bảng giá, Mã giảm giá, Chương trình khuyến mại để xây dựng lên hệ thống giá hợp lý, giúp thu hút khách hàng, tăng trưởng doanh thu và danh tiếng Doanh nghiệp của bạn.