Tùy thuộc vào quy mô và số lượng nhân sự, việc quản lý chấm công có thể được các doanh nghiệp áp dụng những hình thức khác nhau. Dưới đây là hai hình thức phổ biến mà các doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng:

Theo dõi, tổng hợp dữ liệu thủ công

Phương thức quản lý thủ công thường được các doanh nghiệp với quy mô nhỏ, số lượng nhân sự không quá nhiều áp dụng để quản lý chấm công nhân viên. Phương thức này đòi hỏi bộ phận hành chính nhân sự phải giám sát nhân viên và ghi chép dữ liệu một cách thủ công. Bởi vậy, hình thức này tiềm ẩn nhiều bất cập như:

Tổng hợp và tính toán ngày công qua các file Excel gây tốn thời gian và dễ nhầm lẫn.

Xảy ra sai sót, thiếu dữ liệu chấm công nhưng không có căn cứ rà soát, điều chỉnh.

Quy trình quản lý không đảm bảo tính minh bạch, có thể xảy ra tình trạng "gian lận".

Sử dụng máy chấm công

Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, các hình thức chấm công hiện đại đã dần được các doanh nghiệp sử dụng như: chấm công bằng thẻ từ, vân tay, khuôn mặt v.v. Các hình thức này giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát và tổng hợp dữ liệu chấm công một cách tự động, chính xác. Tuy nhiên, nhà quản trị nhân sự vẫn phải đối mặt với các vấn đề như:

Phải tổng hợp thủ công dữ liệu nghỉ phép, nghỉ chế độ, công tác v.v. vào bảng chấm công.

Phải xuất dữ liệu từ máy chấm công để thu về file dữ liệu thô, sau đó mới thực hiện được việc tính lương từ dữ liệu của máy chấm công.

 Sử dụng máy chấm công để kiểm soát chấm công nhân viên trong doanh nghiệp. 

Nhìn vào những bất cập kể trên, có thể thấy dù là với hình thức nào, thì bài toán lớn nhất trong công tác quản lý chấm công của các doanh nghiệp là vấn đề về quản trị dữ liệu. Việc sử dụng máy chấm công hiện đại vẫn chưa giải quyết được triệt để bài toán nhân sự cồng kềnh mà các doanh nghiệp đang phải đối mặt.

Theo đó, kết hợp sử dụng máy chấm công với ứng dụng phần mềm có khả năng đồng bộ dữ liệu vắng mặt, tăng ca v.v. , đồng thời có tính kế thừa dữ liệu và tối ưu hóa cho quy trình tính lương là giải pháp mà các doanh nghiệp hướng tới.

Xem thêm: 3 bước tận dụng dữ liệu để lên kế hoạch nhân sự cho doanh nghiệp

Tối ưu hiệu quả quản lý chấm công với Phần mềm Viindoo

Nhìn nhận được những khó khăn mà các doanh nghiệp gặp phải trong công tác quản lý chấm công, Ứng dụng Quản lý Chấm công Vào/Ra - Viindoo Attendance được phát triển nhằm góp phần xây dựng hệ thống quản trị nhân sự liền mạch. Đây là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, thời gian, nguồn lực trong hoạt động quản lý chấm công nói riêng, quản trị nhân sự nói chung với các ưu điểm:

Tự động hóa quy trình chấm công, thu thập dữ liệu tập trung: Viindoo Attendance tích hợp với các loại máy chấm công hiện đại ghi nhận dữ liệu chấm công tự động theo nhiều hình thức như vân tay, mã số, thẻ từ, v.v. nhằm đáp ứng mọi nhu cầu, quy mô vận hành của doanh nghiệp.

Tập hợp dữ liệu từ máy chấm công về chung một nguồn dữ liệu duy nhất để thuận tiện trong khâu quản lý và tính công cho toàn bộ nhân viên.

Hỗ trợ chấm công linh động theo nhiều hình thức như theo số giờ làm việc, theo ca linh động v.v.

Tự động tính toán thời gian đi muộn, về sớm, tổng số giờ có mặt hợp lệ, v.v. của nhân viên căn cứ theo số giờ làm việc được thiết lập trong Hợp đồng nhân viên.

Quản lý chính xác số ngày nghỉ, số giờ làm việc tăng ca v.v. và khớp với dữ liệu chấm công thực tế.

Viindoo Attendance là công cụ đắc lực giúp tiết kiệm thời gian xử lý thủ công cho bộ phận nhân sự, kế toán và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

Xử lý dữ liệu làm cơ sở tính lương nhân viên tự động: Quy trình chấm công thông qua Viindoo Attendance tạo ra cho doanh nghiệp một hệ thống chấm công - tính lương liền mạch và chính xác. Mọi dữ liệu chấm công của nhân viên sẽ được đồng bộ với Phần mềm Quản lý Tính lương tự động - Viindoo Payroll với các quy tắc tính lương được thiết lập sẵn, giúp tự động hóa công tác tiền lương cho từng nhân viên, phòng ban và toàn bộ doanh nghiệp.

Đưa ra báo cáo phân tích về hoạt động chấm công của nhân viên, là cơ sở để nhà quản lý đưa ra các quyết định nhân sự khách quan, chính xác: Không chỉ là giải pháp quản lý dữ liệu chấm công, Viindoo Attendance hỗ trợ nhà quản lý theo dõi và truy xuất báo cáo chấm công theo các tiêu chí như Số giờ đã làm; Số giờ đến muộn; Số giờ về sớm… cung cấp cái nhìn khách quan trong việc đánh giá hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên.

Trong kỷ nguyên số, việc tích hợp phần mềm quản lý chấm công vào quy trình quản trị doanh nghiệp không chỉ cung cấp giải pháp quản lý nhân sự toàn diện, mà còn tạo ra những tác động tích cực nhằm gia tăng hiệu suất trong quá trình vận hành doanh nghiệp.

Ứng dụng Quản lý Chấm công Vào/Ra - Viindoo Attendance là mảnh ghép không thể thiếu trong bộ Giải pháp Quản trị Nhân sự toàn diện - Viindoo HRM. Giải pháp đáp ứng mọi nhu cầu quản lý, vận hành, tiếp sức cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Trải nghiệm ngay 15 ngày dùng thử miễn phí hoặc truy cập website: https://viindoo.com/ để khám phá những tính năng hữu ích!

Trải nghiệm ngay Viindoo Attendance!